Télésecrétariat pour ophtalmologue : les appels pris quand le secrétariat est occupé
Le secrétariat est déjà en ligne, deux appels attendent, un patient se présente à l'accueil. Callsens prend les appels que votre cabinet ou votre centre lui confie : une assistante virtuelle décroche, annonce qu'elle est une intelligence artificielle, donne les informations pratiques que vous avez validées, recueille les demandes de rendez-vous, de déplacement et d'annulation, et les transmet au secrétariat. Elle ne donne aucun conseil médical, n'évalue aucun symptôme et ne confirme aucun rendez-vous sans agenda connecté : c'est votre secrétariat qui décide.
0 € aujourd'hui · carte requise · l'essai de 7 jours démarre à l'activation de votre agent · sans engagement
En bref
Callsens propose un télésecrétariat pour ophtalmologue sous la forme d'une assistante virtuelle qui décroche les appels du cabinet ou du centre quand le secrétariat est déjà en ligne, en pause ou fermé, et qui annonce dès le début de l'appel qu'elle est une intelligence artificielle. Elle donne les informations pratiques que le cabinet a validées (horaires, accès, documents à apporter), recueille les demandes de rendez-vous, de déplacement et d'annulation, et les transmet au secrétariat dans un compte rendu écrit, disponible dans l'espace client. Une demande recueillie n'est pas un rendez-vous confirmé, et aucun agenda médical n'est connecté par défaut. Elle ne donne aucun conseil médical et n'évalue aucun symptôme : si un appelant décrit un problème de santé, elle lit la consigne d'orientation écrite par le cabinet et transmet le message. Tarif public : à partir de 79 € HT par mois pour 200 minutes incluses et 5 appels décrochés en même temps, sans engagement.
Source : Grille tarifaire publique Callsens
Pourquoi un ophtalmologue a besoin d'un standard IA
Le secrétariat est déjà en ligne
Une secrétaire au téléphone, c'est une ligne occupée pour tous les autres. Les patients rappellent, tombent sur la messagerie ou renoncent. Callsens décroche les appels que le secrétariat ne peut pas prendre, plusieurs à la fois si nécessaire, et lui transmet chaque demande par écrit.
Les déplacements et annulations se perdent
Un patient qui veut annuler et n'arrive pas à joindre le cabinet ne prévient pas toujours. Recueillir sa demande au moment où il appelle donne au secrétariat l'information à temps pour réorganiser l'agenda — c'est lui qui libère et réattribue le créneau.
En dehors des horaires du secrétariat
Pause de midi, fin de journée, samedi : les patients appellent quand ils sont disponibles. Plutôt qu'un répondeur où beaucoup ne laissent rien, l'assistante virtuelle recueille la demande et l'annonce des horaires de rappel que vous avez fixés.
Le fonctionnement commun à tous les métiers, ses variantes et les prix du marché : notre page standard téléphonique IA.
Le cadre médical, écrit noir sur blanc
Ce que l'assistante ne fait pas, pour que le secrétariat et le médecin gardent la main
Aucun conseil médical, aucun tri des urgences
L'assistante n'évalue aucun symptôme et ne décide d'aucune priorité médicale. Si un appelant décrit un problème de santé, elle lit la consigne d'orientation que le cabinet a écrite et validée (par exemple, rappeler qu'en cas d'urgence il faut composer le 15), puis transmet le message au secrétariat. La consigne, c'est le cabinet qui l'écrit ; l'assistante ne l'interprète pas.
Demande de rendez-vous, pas réservation
Sans agenda connecté, l'assistante recueille une demande ; le rendez-vous n'existe qu'une fois fixé par le secrétariat. Aucun agenda médical n'est connecté par défaut. Callsens n'est ni partenaire ni intégrateur agréé de Doctolib : une connexion à votre logiciel peut être étudiée par notre équipe de développement, sans être présumée avant d'avoir été mise en place et testée.
Le minimum de données
Par défaut, l'assistante recueille l'identité, un numéro de rappel et la nature administrative de la demande. Elle ne demande ni le motif médical, ni l'ordonnance, ni des informations sur la santé de l'appelant.
L'appelant sait qu'il parle à une intelligence artificielle
En début d'appel, l'assistante virtuelle annonce qu'elle est une intelligence artificielle, conformément à l'article 50 du règlement européen sur l'IA. Un patient qui préfère parler au secrétariat laisse un message pour être rappelé.
Le secrétariat garde la main
Callsens ne remplace pas la secrétaire médicale : elle prend les appels que le secrétariat ne peut pas prendre, selon les règles de renvoi choisies (ligne occupée, non-réponse, horaires de fermeture), et lui remet des demandes écrites.
Base de données dans l'Union européenne
La base de données est hébergée dans l'Union européenne (Irlande). L'analyse post-appel et l'envoi d'e-mails font intervenir des prestataires aux États-Unis, encadrés par le Data Privacy Framework ou des clauses contractuelles types : liste dans la politique de confidentialité.
Cas d'usage concrets pour ophtalmologues
Demandes de rendez-vous
L'assistante note le nom, un numéro de rappel relu, s'il s'agit d'un nouveau patient ou d'un patient du cabinet, et les disponibilités. Elle ne demande pas le motif médical par défaut. Si vous avez une page de prise de rendez-vous en ligne, elle peut l'indiquer. La demande est transmise au secrétariat, qui fixe et confirme le rendez-vous.
Déplacements et annulations
L'appelant indique le rendez-vous concerné (date approximative, praticien) et ce qu'il souhaite ; l'assistante le note et le transmet. Elle ne confirme ni l'annulation dans l'agenda ni un nouveau créneau : le secrétariat s'en charge et recontacte le patient si nécessaire.
Informations pratiques validées
Horaires, adresse, accès, stationnement, accessibilité, documents à apporter, consignes pratiques avant un examen si le cabinet les a rédigées : l'assistante répond uniquement à partir de ce que vous lui avez fourni et validé. Ce qui n'y figure pas donne lieu à une prise de message.
Transmission au secrétariat
Chaque appel donne un compte rendu écrit — identité, numéro, nature de la demande — disponible dans l'espace client. Le secrétariat traite les demandes dans l'ordre qu'il choisit ; les appels de professionnels (confrères, orthoptistes, opticiens, laboratoires) peuvent être classés à part.
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